Le Guide pour Qualifier une Demande

Il était une fois, le service commercial d’un établissement très prisé du royaume parisien. Alors que je les aidais à se structurer, le propriétaire me dit :

“Depuis que tu es là, les résultats ont explosés alors que nous sommes à Paris en plein mois d’août, tu as forcément un secret, un truc ?!”

Oui et non. Non car je n’ai pas de potion magique. Mais oui, car j’ai bien un truc, assez connu de tous, mais rarement utilisé.

Roulement de tambour... Je qualifie mes demandes !

C’est une étape trop souvent négligée car elle semble superflue, chronophage et pas forcément clé… Erreur !

Et pour vous parler de ce sujet, j’ai invité “La Fée” de la qualification ★ Claire Mathieu - Directrice des Groupes & Evénements pour The Gate Collection. C’est elle qui m’a tout appris et donc c’est un sujet qu’elle maîtrise sur le bout des doigts.

LA QUALIFICATION, 4 RAISONS POUR LA FAIRE

Faire sensation dès la première impression

Lorsque que vous créez une étape de qualification (par téléphone et/ou email), vous portez une attention particulière au premier contact client. Celui-ci ressent donc immédiatement votre professionnalisme et vous le déchargez de son fardeau. Et boom vous faites sensation et c’est aussi simple que ça.

N’oubliez pas que :

• vous êtes un métier de service
• faire une demande doit être simple et agréable pour le client
• vous devez inspirer confiance (surtout en ce moment !) 
  

Créer une relation

Voilà généralement ce qu’il se passe. Le client vous envoi une demande et vous répondez par email (ou téléphone) :

• pour avoir des informations complémentaires sur la demande
• pour envoyer votre plaquette
• pour envoyer un 1er devis

Et vous vous dîtes : “j’ai répondu vite, le client m’a expliqué son événement, on est tout bon”. Oui mais va t’il avoir envie de venir chez VOUS absolument ? …

Décrochez votre téléphone, prenez le temps de découvrir votre client et son projet (voir les modèles de qualification ci-après). Et nous pouvons vous garantir que le client va raccrocher et se dire “Wouah ils sont supers !”. Et il ne sait peut-être même pas ce que vous allez lui vendre mais il vous aime déjà. Vous avez fait 80% du chemin.

Combler les attentes et gagner du temps

Mais qualifier une demande, c’est loin de n’être qu’une pause papotage avec le client.

Cela vous fait gagner un temps précieux car vous allez soit :

• immédiatement taper dans le mille avec la proposition de devis qui va suivre = moins d’allers-retours par la suite.
• comprendre que ce n’est pas un client pour vous car hors budget, pas la cible, format inadapté, … = on ne perd pas de temps sur un dossier qui ne confirmera pas.
  

Et cerise sur le gâteau, comme vous aurez fait super bonne impression, créer un lien fort et combler les attentes du client… Savez-vous ce qu’il va se passer ? Hé oui votre taux de confirmation va sentir la différence, vous allez beaucoup plus confirmer !

Connaître ses adversaires

Autre avantage, lors de votre échange pour la qualification avec le client, vous allez pouvoir le questionner sur les autres établissements contactés... 

Vous nous suivez ? Vous connaîtrez vos adversaires. Vous saurez pourquoi le client a choisi ces autres lieux et vous pourrez lui montrer vos points forts.

En bonus, cela vous permet de faire une veille “en continue” de vos concurrents sans y passer un temps dédié.

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PS : Je sais qu’ajouter ¼ d’heure ou ½ heure par demande pour la qualification peut vous paraître insurmontable… 

Une de nos missions chez BookingShake est de vous faire gagner un temps précieux avec notre solution pour vous permettre de vous concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée comme la qualification.

Demandez-moi une démonstration gratuite.

Clémence

METTRE EN PLACE LA QUALIFICATION

En cliquant sur les liens ci-dessous, vous trouverez 2 modèles de fiche de qualification avec une liste des questions qui nous semblent importantes de poser lorsque vous recevez une nouvelle demande.

1. Modèle pour une demande en direct
2. Modèle pour une demande via un tiers (agence, apporteur, …)

Avec cela vous allez connaître :

• tous les détails opérationnels de l’événement,
• les éléments business,
• votre client.
  

Bien entendu, ceci est un modèle généraliste à adapter à vos spécificités et votre stratégie. C’est une base de travail. Vous pouvez supprimer des questions en ajouter d’autres, faites votre mix. D’ailleurs pour vous aider, nous vous avons fait un classement couleur :

• rouge : importance haute
• jaune : importance moyenne
• bleu : importance basse
  

Maintenant, si le client ne vous a pas appelé pour faire sa demande ou s’il ne répond pas au téléphone, évidemment n’attendez pas qu’il décroche pour le contacter. 

Vous avez 2 options possibles : 

1. lui envoyer un email pour lui proposer un rendez-vous téléphonique (Psssst connaissez-vous Calendly ?)
2. lui envoyer un email pour lui poser les questions indispensables (lui proposer de vous appeler pour y répondre au lieu de vous écrire).
   

Voici un modèle d’email : 

“Bonjour XXX,

Je vous remercie pour l’intérêt que vous portez à ETABLISSEMENT pour votre prochain événement.

Afin de comprendre tous les détails de votre événement et répondre au mieux à vos attentes, pourriez-vous compléter ce rapide formulaire en cliquant sur ce lien ?

Sinon n’hésitez pas à m’appeler au 06 06 06 06 06 pour que nous puissions discuter de ces détails ensemble.

En attendant de plus amples informations, vous trouverez ci-joint une présentation de notre établissement.

Très sincèrement,

SIGNATURE”

Le but ici est de savoir si l’événement du client est possible chez vous. Puis lors de vos futurs échanges par téléphone vous pourrez compléter les autres questions du formulaire de qualification.

S’INSPIRER ET AMÉLIORER SA QUALIFICATION

Avez-vous déjà appelé des établissements concurrents ou que vous aimez pour faire une fausse demande ? Non ? 

Nous vous le conseillons. Vous allez voir comme une prise en charge (qualification) change toute votre expérience avec lieu ! 

Faire ces quelques fausses demandes va vous permettre de mettre en relief tout ce que nous venons de dire. Si vous doutez de l'intérêt de cette qualification vous serez converti, si vous le faites mais voulez améliorer, vous serez inspiré par les points forts ou faibles des établissement que vous questionnerez. 

L’inverse est aussi possible, jouer au client mystère avec votre propre service. 

Le but n’est bien sur pas de flageller vos équipes ensuite mais de voir là où on est bon et là on est plus faible pour s’améliorer et se donner les moyens d’optimiser son taux de confirmation.

A vos qualification, prêt, confirmez !