7 Erreurs à Éviter sur votre Fiche de Fonction pour l’Organisation d’un Événement

La fiche de fonction (aussi appelé “ordre du jour”, “brief” ou “récapitulatif”...) est un élément central, indispensable pour la bon déroulement d’un événement. C’est un document (digital ou papier) qui récapitule toutes les informations de l’événement à venir. 

En tant que responsable groupes et événements ou gérant de lieux réceptifs, c’est le plus souvent à vous qu’incombe la tâche de la créer. C’est, en réalité, un atout puissant pour la bonne gestion de chaque projet, ainsi que pour une communication fluide entre tous les partis (les différentes équipes du lieu, le client, les prestataires extérieurs, etc.). 

Voyons ensemble quelles erreurs il ne faut surtout pas commettre avec la fiche de fonction pour assurer la réussite d’un événement.

La fiche de fonction : définition

Cette fiche technique est un document qui compile : 

• les renseignements cruciaux, et, 

• la chronologie 

de l’organisation d’un événement. 

C’est une sorte de résumé complet, où tous les aspects sont abordés. La création de cette fiche commence d’ailleurs bien avant le jour-j et peut évoluer jusqu’à sa mise en pratique au moment du montage de l’événement en lui-même. 

En résumé, la fiche de fonction est à la fois claire, précise, exhaustive et lisible. Elle s’adresse aussi bien à vous et à vos équipes qu’à vos partenaires extérieurs (traiteur, hébergement, animations…), voire même parfois à votre client. Ainsi, tout le monde peut se coordonner facilement. 

Dans Booking Shake, il est d’ailleurs possible de générer automatiquement une fiche de fonction digitale ou imprimable grâce aux informations de l’événement notées dans l’outil, au fur et à mesure des échanges. Cela vous permet ainsi d’avoir une vision claire de chaque étape de l’événement. 

Cette trame est à 100 % personnalisée pour correspondre à vos besoins. La version digitale se synchronise en plus en temps réel dès qu’il y a le moindre changement. Ainsi, toutes les informations (y compris la facturation) sont regroupées au même endroit. Vous gagnez en temps, en efficacité et évitez les erreurs.

Les 7 erreurs à éviter avec votre fiche de fonction d’organisation d’événement

La fiche est le document de référence pour toutes les personnes impliquées dans l’organisation d’un événement. Il est donc primordial de la rendre aussi complète et structurée que possible pour y trouver rapidement les informations utiles et à jour. 

Au moment de sa rédaction ou au fil de son remplissage, il y a de nombreuses erreurs à éviter !

Erreur 1. Ne donner aucun contexte aux lecteurs

Même si la fiche de fonction a une portée opérationnelle importante, cela ne fait pas tout. En effet, pour réaliser un événement réussi et qui a du sens, il ne faut pas hésiter à y faire apparaître des éléments de contexte, par exemple : 

• Quel est l’objectif de l’événement ?
• Quel est le public attendu ?
• Les craintes de l’organisateur ?
• …

Ces informations à insérer au début de la fiche pour ne pas en polluer le déroulé, permettent d'œuvrer tous ensemble dans le même objectif pour le succès de cet événement. Grâce au contexte, vos équipes savent vers où ils doivent embarquer les clients ou là ils doivent être particulièrement attentifs.

Erreur 2. Ne pas donner les contacts des différents acteurs de l’événement

Dans une fiche de fonction, vos équipes doivent retrouver les informations importantes concernant vos interlocuteurs (clients, prestataires, etc.). Il est primordial de bien remplir tous les champs d’information utiles comme les téléphones, email, whatsapp… Surtout si vous n’êtes pas toujours en physique sur les événements.

Si vous êtes en relation avec des entreprises, il est important d’identifier l’interlocuteur précis sur place (les mariés sont généralement toujours présents à leur mariage), avec lequel vous devrez coordonner le déroulé. Ayez sous la main tous les renseignements pour joindre cette personne mais aussi celle de votre contact initial (avec ses horaires et jours de travail par exemple, sa ligne téléphonique directe, ou un autre contact en cas d’absence, etc.) surtout si celui-ci n’est pas là le jour-j.

Booking Shake inclut déjà un CRM afin de vous permettre de gérer facilement tous ces renseignements. Un vrai gain d’énergie pour avoir par la suite une fiche de fonction complète. 

Enfin, pensez au contact des prestataires et tout intervenant sur l’événement.

Erreur 3. Oublier des points de l’organisation de votre événement

Évidemment s’il y a bien une chose sur laquelle vous devez être très précis, ce sont les détails pratiques pour l’organisation de votre événement : 

• décoration, compositions florales,
• son, lumière, régie,
• accueil des invités,
• aménagement des lieux, placement des tables,
• matériel nécessaire,
• animations prévues…

La fiche de fonction retrace aussi toute la chronologie de votre événement, que ce soit le timing le jour J ou même en amont : montage, livraisons, etc. Ce rétro-planning permet de coordonner efficacement le travail de chacun et de passer au crible chaque élément à ne pas oublier. 

Il est peu courant en France de partager sa fiche de fonction avec l’organisateur mais c’est pourtant une pratique qui gagnerait à être mis en place. Dans d’autre pays il est parfaitement normal de le faire et pour cause : l’organisateur peut ainsi vous alerter sur un oubli ou une incompréhension de sa part, plus facile à gérer en amont que le jour J.

Erreur 4. Ne pas trier les informations par service 

Glisser entre le besoin d’un micro et le format cabaret qu’il y a une option sans gluten, c’est l’assurance d’avoir un petit souci au moment du déjeuner… 

La restauration peut-être un élément clé et complexe de l’organisation d’un événement dans votre établissement. Nous vous invitons dans ce cas à mettre en place un segment spécial pour les cuisines, relié aux restes de vos données. 

Menu, livraison des produits, timing, régimes spéciaux, y’a t’il un plan de table… Il est plus facile de gérer ces aspects si importants quand les informations ne sont pas polluées par trop d’informations.

Pour gagner en efficacité, nous vous recommandons d’utiliser un (ou plusieurs) modèle(s) de fiche de fonction standardisée pour vos besoins et le type d’événements que vous accueillez. Elle sera ainsi plus facile à remplir, à dupliquer ou à envoyer. Bien entendu, ce document doit tout de même rester flexible dans son fonctionnement pour répondre aux besoins qui sortent de vos prestations habituelles.

Dans Booking Shake, il est possible de générer en un clic plusieurs modèles de fiches de fonction, pour le même dossier, par service par exemple (cuisine, bar, hébergement...), avec seulement les informations opérationnelles pertinentes pour chacun.

Attention une fiche de fonction globale reste indispensable pour certains membres de l’organisation qui eux ont l’habitude d’absorber toutes les informations et seront les chefs d’orchestre de l’événement.

Erreur 5. Ne pas mettre à jour en temps réel la fiche de fonction

L’organisation d’un événement évolue presque de jour en jour, si ce n’est pas d’heure en heure ! Votre fiche de fonction étant un document central dans la gestion du travail de chacun, il faut que ce relais d’information soit tenu à jour. C’est pourquoi nous vous déconseillons d’utiliser un fichier papier manuscrit, qui est fastidieux à compléter, à partager ou à consulter.

Sur Booking Shake, nous proposons bien entendu d’exporter la fiche de fonction d’un évènement en PDF et de l’imprimer (on n’a pas tous le nez sur un ordinateur, surtout le jour J !). Mais il est aussi possible de la partager la fiche comme une page web. Ainsi, chaque destinataire de la fiche de fonction a accès à une version web à jour, à la minute près C’est automatique !

Erreur 6. Garder pour soi la fiche de fonction ou ne pas la faire !

L’organisation d’un événement implique de nombreuses personnes. La fiche de fonction n’a pas pour vocation à rester un document personnel. C’est l’outil privilégié à partager pour le bon déroulement de cette mission. 

Il faut garder cet élément en tête au moment de remplir votre fiche de fonction. Ce brief doit être accessible dans un langage clair, également pour les non-initiés. Les informations sont hiérarchisées et structurées de manière claire. Bref, compréhensible par tous et en un clin d'œil ! L’idéal étant que tous les interlocuteurs se basent sur le même modèle de document. Car si chacun se fabrique son petit récapitulatif personnel de son côté, c’est la porte ouverte aux malentendus et aux incompréhensions…

Le meilleur outil pour diffuser la fiche de fonction avec succès reste la réunion hebdomadaire pour présenter à chaque chef de service les fiches de fonction : 

• vous pouvez ainsi les expliquer de vive voix,
• mettre l’accent sur les points importants pour chacun,
• répondre aux questions de vos collègues.

Il est idéal de prévoir cette réunion 1 semaine avant les événements à venir.

Erreur 7. Ne pas inclure de partie “post-événement”

Un événement ne s’arrête pas quand les invités sont partis et la facture envoyée. Il peut être judicieux d’inclure un “pense-bête” - pour vos équipes et vous-même - dans la fiche de fonction, des indicateurs sur lesquels vous vous baserez pour mesurer la réussite de ce projet et la satisfaction du client. 

Ces éléments sont la prolongation des objectifs de l’événement définis en premier lieu (que nous avons évoqué dans l’erreur 1). Par exemple : 

• Est-ce un projet réussi pour le client ? 
• La coordination avec tous les partenaires s’est-elle bien passée ? 
• Y a-t-il eu des partages et des relais de cet événement sur les réseaux sociaux ? 

Le noter, c’est y penser et vous aurez ainsi plus facilement des retours des équipes et des clients à évaluer et à mesurer. 

Ces questions doivent s’accompagner de critères d’évaluation précis et objectifs. Mais les ressentis de chacun, notamment en ce qui concerne la satisfaction ou l’expérience client, sont aussi les bienvenus ! Après tout, un événement est un moment de partage, une expérience qui se vit et qui se ressent.

Il est tout à fait possible de prévoir une fois par jour un meeting de 10min pour débriefer des événements de la veille et collecter tous ces retours à chaud. Les groupes type WhatsApp ont aussi beaucoup de succès pour ce type de communication.

Vous pouvez aussi dans Booking Shake, créer, dans chaque dossier/projet d’événement, des champs sur mesure pour saisir ces informations et les conserver précieusement ou les insérer dans l’historique et montrer à vos équipes comment le faire directement.

Que vous soyez en pleine préparation d’un événement simple ou complexe, la planification reste un ingrédient indispensable de sa réussite. La fiche de fonction fait pleinement partie de ce processus, de A à Z. Ce document doit s’adapter aux besoins précis du projet et il vous évitera de faire des erreurs dans votre organisation d’événement.