CRM Événementiel : Pourquoi votre Établissement en a Besoin

Vous avez sûrement dû entendre parler de CRM (Customer Relationship Management en Anglais) ou encore de Gestion de la Relation Client (GRC) en français. Mais concrètement, à quoi ça sert ? 

Un CRM permet la centralisation de toutes les données de vos clients (prénom, nom, téléphone, e-mail, date de naissance…) et toutes les données de vos interactions avec vos clients (historique de demande, format d’événement, budget…). Grâce à la collecte de ces données, vous optimisez la connaissance globale de votre client pour mieux le comprendre et ainsi mieux anticiper et gérer ses besoins.

Un CRM peut prendre différentes formes dont celle d’un logiciel comme BookingShake et vous aide à :

• Garantir de belles récoltes : collectez et stockez vos données
• Être le N°1 pour vos clients : l’impact du suivi sur votre taux de confirmation
• Diffuser la bonne parole : garantissez une parfaite communication interne
• Faire moins et faire plus : boostez votre activité

Maintenant que le mot CRM n’est plus un mot effrayant pour vos oreilles, on vous embarque avec nous dans cette petite aventure pour vous montrer ce qu’est un CRM spécialisé dans l’événementiel. Quels sont ses avantages et que va-t-il pouvoir apporter à votre entreprise surtout si vous organisez des événements ?

1. Garantir de belles récoltes

Vos données clients et entreprises

Que ce soit dans votre téléphone, votre boîte e-mail, dans vos réseaux sociaux... il existe des milliers d’endroits où vous collectez des données clients. Mais le petit souci de cette organisation, c’est que toutes ces informations précieuses et essentielles, sont dispersées à droite et à gauche. Bonjour le temps perdu à retrouver ces informations à chaque fois que vous en aurez besoin mais aussi à collecter ces informations !

Avec un CRM événementiel, vous allez donc pouvoir centraliser et conserver toutes vos informations clients dans un seul et même endroit. Deux façons s’offrent à vous pour l’alimenter :

• Automatiquement : Les données sont collectées et enregistrées automatiquement depuis votre site web par exemple.
• Manuellement : Vous pouvez créer manuellement une fiche client ou entreprise dans votre CRM événementiel si vous voulez garder un contact d’un potentiel futur client par exemple.

Fini le lourd silence quand on vous dit : “et si on faisait un e-mailing à tous nos clients entreprise ?” et que dans votre tête vous pensez : “oh non pas ça, le fichier client n’a pas été mis à jour depuis 6 mois et j’en ai pour des heures alors que l’on est en plein rush déjà...”. 

Vous l’aurez compris, avec un CRM événementiel, l'automatisation de certaines tâches vous permet de supprimer une charge mentale et cela sans vous parler de LA cerise sur le gâteau ! L’historique du parcours clients sera lui aussi automatiquement généré ! Et oui car la collecte des données ne concerne pas uniquement les coordonnées de vos clients et entreprises.

Votre données d’événements

Vous avez probablement dû faire l’expérience de vous sentir submergé quand les demandes coulent à flots, car il est évidemment surhumain de pouvoir suivre votre activité juste par la mémoire mais tout aussi compliqué de multiplier les supports… Et c’est aussi à ce moment-là qu’un CRM événementiel arrive à votre rescousse ! 

Votre CRM événementiel va également vous permettre de collecter et centraliser tous les détails de l’événement. C’est-à-dire, que pendant que vous organisez l’événement du client, toutes les informations essentielles seront retranscrites dans la fiche événement comme, par exemple, savoir si le client a envoyé un acompte, s’il faut prévoir des menus végétariens, quelle sera la mise en place et le déroulement, etc.

Certains peuvent à la place d’un CRM utiliser des fichiers Excel, tout noter sur des feuilles Doc ou un Google Agenda... Mais vous verrez qu'avec ces méthodes, les pertes d’informations et de temps sont augmentées x10 !

En plus de travailler beaucoup plus efficacement vous allez pouvoir conserver l’historique de tous les événements et de tous leurs détails et les retrouver très simplement. Vous pourrez même dupliquer un événement d’un client spécifique avec un format récurrent au lieu de repartir de zéro à chaque fois et de faire appel à vos bons souvenirs.

Une fois que vous collectez et stockez vos données dans un CRM événementiel, vous allez pouvoir découvrir tout ce qui va pouvoir en découler et croyez-nous, vous allez adorer !

2. Être le N°1 pour vos clients

Nous n’allons pas vous apprendre grand-chose puisque c’est un secret pour personne, mais être dédié à vos clients et prospects est fondamental pour le succès de votre lieu. 

Alors comment réussir à donner du temps et de l’attention à des dizaines, centaines ou milliers de personnes en même temps ? C’est la légèreté qu’apporte un CRM événementiel comme BookingShake.

Contrairement à ce que l’on peut penser : “que le CRM enlève toutes relations humaines”, cet outil est en fait ce qui va vous permettre d’améliorer la relation avec vos clients et développer plus de personnalisations “humaines” grâce au temps gagné. Oui, car avoir des petites attentions pour chacun, faire des rencontres, passer du temps au téléphone... hé bien ça prend un paquet d’heures par jour !

Entre nous : faire un copié-collé du même message, rédiger devis après devis, saisir à la main toutes les nouvelles demandes dans vos tableaux... Ce n’est pas l’ingrédient secret de votre succès mais plutôt une belle perte de temps ! Alors qu’avec un CRM événementiel, vous allez pouvoir vous débarrasser de tout cela et vous concentrer sur la recherche du meilleur fleuriste pour la soirée de lancement de votre nouveau client.

Alors où est votre valeur ajoutée et comment être le N°1 dans les esprits de vos clients :

• Avoir le temps d’appeler toutes les nouvelles demandes pour qualifier vos clients et créer un lien avec eux.
• Avoir le temps de proposer une visite de votre lieu à vos prospects.
• Avoir le temps de faire le suivi régulier de votre client pour l’accompagner dans son organisation et lui montrer qu’il peut se reposer sur vous.
• Avoir le temps de chercher les meilleurs prestataires pour vos clients.
• Avoir le temps de faire un appel de satisfaction après chaque événement pour faire évoluer vos services selon les attentes du marché.

Avons-nous besoin d’en dire plus ?

Lorsque vous avez les bonnes fonctionnalités à votre disposition - comme centraliser toutes les informations au même endroit, avoir des outils adaptés pour économiser du temps et mieux structurer vos tâches quotidiennes - vous pourrez alors mettre vos vrais talents au service de vos clients et leur renvoyer l’image d’un professionnel de haut niveau.

Mais vous aurez aussi toutes les clés en mains pour donner aux clients l’impression qu’une relation unique et attentionnée se forme avec vous.

Grâce à ces deux derniers points votre client aura une image très positive de votre établissement, il aura envie de vous faire confiance, vous serez sa meilleure option, son choix N°1 et vous aurez de grandes chances :

• De confirmer toutes les demandes reçues pour votre établissement. 
• Mieux vendre vos prestations car vous aurez le temps de conseiller vos clients.

Et c’est ainsi qu’ils vécurent heureux et reçurent beaucoup beaucoup beaucoup d’événements !

3. Diffuser la bonne parole 

Une fois que les détails de l’événement sont confirmés avec votre client, il faut transmettre les informations aux équipes opérationnelles et il faut les transmettre de façon précise et compréhensible. 

Un CRM événementiel ne peut pas remplacer votre talent de communicant. Vous connaissez vos collaborateurs mieux que personne et vous savez comment leur parler pour qu’ils comprennent les moindres détails prévus avec le client. Mais un CRM comme BookingShake peut vous aider pour tout le reste ! C’est-à-dire : 

• Centraliser les informations opérationnelles de l’événement.
• N’oubliez aucun élément.
• Permettre un accès illimité à vos collaborateurs.
• Garantir que les éléments sont toujours à jour en temps réel.
• Avoir un “récapitulatif événement” automatiquement généré (Fiche de fonction, Brief, BEO…).

Vous pouvez maintenant donner accès à votre CRM événementiel aux différents membres de votre équipe avec des autorisations particulières pour chacun. Ainsi, tout le monde peut accéder aux informations de n’importe où, sans forcément pouvoir les modifier, et sait ce qu’il a à faire : par exemple si vous organisez des événements d’entreprise autour d’ateliers culinaires, votre chef pourra savoir s'il doit faire attention à certaines restrictions alimentaires pour l’événement du soir.

Chez BookingShake, pour plus de précisions, nous avons même ajouté un historique participatif : 

1. qui retrace toutes les actions qui ont été faites sur l’événement (par qui, à quelle date et heure…) 
2. qui vous permet de chatter entre collègues avec un système d’alerte e-mail. 

Vous verrez qu'avec ça, votre communication interne va prendre une autre dimension. 

Et pour être sûr que tout soit absolument parfait, BookingShake propose également une “fiche de fonctions” digitale qui génère un récapitulatif d’événement imaginé sur mesure pour votre établissement et que vous pourrez envoyer à l’ensemble de vos prestataires et équipes qui interviendront sur l’événement sans qu’ils aient accès à votre compte.

Ce dernier point est l’une des charges mentales les plus importantes de votre métier ! Vous savez quand votre client vous annonce 2 jours avant l’événement qu’ils sont 28 et pas 26 et qu’il y aura 3 végétariens du coup et non plus 2 ? Là généralement vous passez en mode “commando spéciale”: Il faut changer toutes les fiches récapitulatives de l’événement pour tous vos collaborateurs et s’assurer qu’ils l’ont bien pris en compte ! Grâce à un CRM événementiel, c’est chose faite car tout sera toujours à jour en temps réel. 

4. Faire moins et faire plus

En installant un CRM événementiel, il est garanti à 100% que vous allez gagner du temps et on ne parle pas d’une heure par jour, nous vous parlons de plusieurs heures minimum. Vous allez travailler moins sur vos tâches actuelles mais pas dans l'absolu ! 

Le temps gagné va vous permettre de booster votre activité soit parce que vous pourrez absorber plus demande soit parce que vous aurez le temps de développer votre entreprise.

Un CRM événementiel n’a donc pas pour vocation de vous remplacer, mais de vous révéler ! De vous permettre de travailler sereinement et dans de bonnes conditions. De prendre du plaisir à faire un devis à votre client (si, si, demandez à nos clients). Bref de venir vous assister sur toutes les fonctions que nous venons de vous détailler plus haut.

Maintenant, en fonction des objectifs de votre entreprise et de vos affinités, le temps et l’espace disponible dans votre cerveau que vous avez gagné peuvent vous servir à :

• Vous penchez sur vos réseaux sociaux, 
• Créer votre blog, 
• Repenser vos plaquettes commerciales,
• Inviter vos clients pour une soirée ou une visite
• Créer des partenariats avec d’autres acteurs du marché

Plein de projets très bénéfiques, et beaucoup plus fun, pour votre développement commercial et votre stratégie marketing. 

Si cela vous intéresse, nous avons d’ailleurs pas mal d’articles très complets et concrets pour vous accompagner, n’hésitez pas à aller jeter un petit coup d’œil sur notre blog de conseils :

• Guide pour attirer, vendre et fidéliser votre clientèle
• Top 9 des Sources de Demandes pour votre Lieu Évènementiel
• [GUIDE] 8 Étapes pour Faire de votre Lieu de Mariage un Succès
• Le Guide pour Qualifier une Demande
• [TUTO] Comment Faire une Plaquette Commerciale, des Menus, des Posts avec Canva ?

Emmenez votre équipe avec vous vers des objectifs de croissance et créer des prévisions précises qui permettront à votre activité d’aller de l’avant et de grandir jour après jour.

Prêt à augmenter vos prospects, mieux confirmer et multiplier les revenus de vos événements ? Si vous n’êtes pas encore utilisateur de BookingShake et que vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités, planifiez une démonstration avec nos équipes !