3 Conseils pour Préparer la Relance de votre Lieu Événementiel [Modèles et Cas Pratiques INCLUS]

La reprise nous l’attendons tous et de pied ferme ! Et si ce n’est pour des raisons business, c’est pour des raisons humaines. Il vous manque terriblement de remplir vos lieux ! Mais bonne nouvelle, la relance est sur toutes les lèvres et commence à faire frissonner d’optimisme notre secteur.

Alors comment préparer cette relance de l’événementiel ? Comment garantir que vous saurez répondre aux (nouvelles) attentes de vos clients ? Comment s’assurer que celle-ci sera sereine après des mois et des mois d’angoisses ?

Suivez tout simplement nos 3 conseils ci-dessous !

1 - PRENEZ RENDEZ-VOUS AVEC VOS CLIENTS

Vraiment ? Oui vraiment !

Bien sûr la base de cette action commence par le fait d’avoir une base de données clients et si ce n’est pas le cas, pas de panique, nous vous aidons à le faire dans cet article.

Triez cette base de données en catégories : 

• clients d’entreprise
• agences et apporteurs divers
• clients particuliers

Et sous catégories :

• par statut de fidélité
• par secteur d’activité
• par type de fonction
• …
  

Une fois que vous avez imaginé les catégories que vous pensez pertinentes, il est grand temps d’imaginer le format que vous allez utiliser pour contacter tous ces clients.

Nous vous recommandons d’appeler personnellement vos clients les plus fidèles. Pour les autres vous pouvez leur envoyer un email personnalisé pour prendre rendez-vous.

Modèle email client entreprise :

Bonjour XXX,
Comment allez-vous ? 
Vous aviez organisé chez nous XXX le XXX et nous avions été ravis de vous accueillir. C’est aussi pour cette raison que je me permets de revenir vers vous aujourd’hui.
Nous sommes actuellement en train de réfléchir à nos futures offres et services au sein de notre établissement afin de nous ré-adapter aux besoins actuels et futurs de nos clients.
J’aimerais beaucoup avoir votre retour sur la façon dont vous envisagez les événements de votre entreprise ?
Pensez-vous que nous pouvons échanger par téléphone ?
Au plaisir de vous entendre de vive voix.
Bonne journée, 
SIGNATURE

Mais alors vous allez leur parler de quoi ? Et bien c’est très simple vous allez leur parler d’eux et généralement c’est ce qu’il y a de plus facile à faire car c’est toujours simple de parler de soi.

Cependant, n’y allez pas la bouche en cœur sauf si vous êtes particulièrement doué pour l’improvisation. Préparez un petit script comme : ‍

Evénements internes‍

Actif ou en stand by ?

Si stand by, pourquoi ?

Si actif : 

• quels formats d’événements ? 
• quels sont les objectifs de ces événements ? Pour répondre à quelles problématiques ?
• via quel biais organise-t-il ses événements ?
• …
  

Quels enjeux pour demain et quels besoins potentiels ?

(A compléter)‍

Evénements clients

Actif ou en stand by ?

Si stand by, pourquoi ?

Si actif : 

• quels formats d’événements ? 
• quels sont les objectifs de ces événements ? Pour répondre à quelles problématiques ?
• via quel biais organise-t-il ses événements ?
• …
  

Quels enjeux pour demain et quels besoins potentiels ?

(A compléter)

‍

Fixez-vous des objectifs doux : comme faire 5 appels par jour ou dédier 1h de votre temps par jour à ce projet et si vous avez des équipes, impliquez-les dans la mesure du possible.

Nous vous conseillons de noter directement les réponses que vous collectez dans un fichier type excel ou un outil collaboratif comme Trello ou Airtable afin de suivre facilement votre travail d’appels aux clients.‍

2 - IMAGINEZ DES TEMPS DE RÉFLEXION

Avec vos clients

À la fin de votre échange avec votre client, si vous sentez que celui-ci est intéressé par le sujet et qu’il a un rôle stratégique au sein de son entreprise, pourquoi ne pas lui proposer de le tenir informé si vous décidez de mettre en place un rendez-vous récurrent pour réfléchir ensemble aux enjeux de la réalité et de demain.

Vous nous direz que faire un rendez-vous récurrent avec des dizaines de personnes, pas évident, très chronophage. Oui tout à fait ! C’est donc l’occasion de profiter de ce boom des formats digitaux pour utiliser ces canaux. Voici quelques exemples et conseils pratiques :

• Organisez des lives sur Instagram ou Facebook :

Format très adapté et convivial si vous avez une clientèle de particuliers. Pour vous inspirer, je vous invite à regarder les lives de D Day Wedding Planner par exemple qu’elle enregistre ensuite en vidéo sur son compte Instagram.

• Organisez une visioconférence :

Ce format implique que vous allez animer un moment d’échange et organiser un déroulement pour pouvoir faire intervenir ou donner la parole à vos participants. Ce format vous permet de recevoir plus de monde et vous pouvez aussi le mettre en ligne sur vos réseaux ou sur votre site web.

L’avantage de ces deux formats c’est que vous n’êtes pas limité en nombre de participants et que vous pouvez utiliser les vidéos pour les mettre sur vos réseaux sociaux par la suite pour faire vivre votre marque.

• Organisez une table ronde en ligne : 

Contrairement à la visioconférence, la table ronde a un nombre de places limité et généralement tourne autour d’une thématique. On se réunit autour d’un sujet avec un objectif commun.

• Lancez des sondages ludiques :

Grâce aux réseaux sociaux et outils de questionnaires comme Typeform ou même Google Form, vous pouvez créer un rendez-vous sondage tous les 1er lundis du mois par exemple pour déclencher les interactions et récolter des informations auprès de vos clients. Privilégiez des formats courts et amusants.

• Mettez en place une newsletter :

Vous pouvez tous les mois, par exemple, rédiger une courte newsletter pour vos clients pour les tenir informés de vos observations lors de vos rendez-vous téléphoniques, lors de vos lives, ou encore lors de vos visioconférences ou de vos tables rondes, …  et ainsi les inviter à réfléchir avec vous régulièrement.

Et, peu importe le format du rendez-vous, il y a de grandes chances que le client soit flatté de l’importance que vous lui donnez. Excellent point au passage pour votre relation client à long terme !‍

En interne

Une fois que vous avez collecté assez de données, après vos rendez-vous téléphoniques notamment, il est temps de les utiliser avec votre équipe pour organiser un “brainstorming” idéalement récurrent : toutes les semaine/mois vous collectez des observations et vous en discutez tous ensemble.

Ce brainstorming doit avoir pour objectif d’imaginer comment vous pouvez :

• repenser ou diversifier vos offres et services,
• présenter vos offres et services différemment.

Une fois que vous avez déterminé des potentielles opportunités, répartissez vous pour : 

• vous rapprocher d’experts si besoin,
• contacter les prestataires dont vous aurez besoin,
• soumettre vos idées à un groupe de clients qui y sera sensible,
• contacter des concurrents qui ont mis en place des choses similaires et leur demander leur retour d’expérience.
  

Dans ce post par exemple, le lieu L’Embarcadère fait tout simplement sur le point sur le types d’événements qu’ils peuvent recevoir surement car ils ont perçu que leurs clients étaient un peu perdus :

Discutez, observez et puis, assez rapidement tentez !‍

3 - UNISSEZ VOS FORCES

En parlant justement de contacter des experts, des prestataires, des concurrents, … Il est peut-être judicieux de vous associer à d’autres professionnels pour tous ces projets de réflexion puis création de nouveaux services.

Vous pouvez aussi vous rapprocher de toutes les personnes avec qui vous collaborez déjà directement ou indirectement mais qui ont les même clients finaux ou qui évoluent sur le même secteur.

Les avantages sont multiples : 

1. vous touchez une plus grande communauté de clients,
2. vous profitez de l’expertise de vos partenaires,
3. vous optimisez les recherches et les résultats en étant plusieurs,
4. vous facilitez des collaborations à valeur ajoutée.
   

Voici quelques exemples pratiques de collaboration :

Vous êtes un lieu de réception accueillant beaucoup de mariages et vous vous associez à un/une wedding planner, pour préparer la prochaine saison. En demandant, par exemple, à vos clients respectifs les craintes qu’ils ont vis-à-vis de leur mariage en pleine pandémie. Ainsi vous pourrez adapter votre produit et vos services en fonction de leurs attentes en réponse aux nouvelles contraintes. Et comme vous aurez travaillez main dans la main avec votre wedding planner, il ou elle aura la garantie que votre lieu est adapté à ses clients et vous apportera des événements…

Vous êtes un lieu événementiel à destination des entreprises. Pourquoi ne pas intégrer à vos projets de préparation de la relance un acteur audiovisuel ? Profitez de leur expertise, de leurs observations pour construire avec eux et avez vos clients respectifs l’offre de service d’aujourd’hui et de demain. Idem vous pourrez en plus mutuellement vous apportez des clients.

Concrètement, l'organisation de cette collaboration est très simple. Mettez en place des outils de travail commun via un Google Drive ou un Trello par exemple. Imaginez un planning et répartissez les tâches. Par exemple :

• Étape 1 : création du script pour les rendez-vous client - 2h
• Étape 2 : chacun de son côté, prise de rendez-vous client et inscriptions des réponses clients dans un document commun - 2 semaines
• Étape 3 : brainstorming, piste de réflexion retenue et choisir les formats pour garder le lien avec les clients questionnés
  

Pour conclure, n’oubliez pas de parler sur vos supports de communication de toutes ces choses que vous mettez en place : posts sur les réseaux sociaux, stories, articles de blog, vidéos en replay, newsletters, … un océan de possibilités s’offrent à vous pour montrer une image dynamique de votre lieu et de votre marque. Cerise sur le gâteau, vous profitez aussi de l’image de marque de vos partenaires et clients qui réfléchissent avec pour vous faire connaître et peut-être attirer des prospects à entrer en contact avec vous. 

Regardez par exemple ce post de Sylvie Brussoz la Responsable Commerciale du Château de Montchat : 

Les réseaux sociaux sont aussi un terrain de jeu incroyable pour rester en veille et découvrir de nouveaux produits, de nouvelles personnes, … N’ayez pas peur de rentrer en contact avec quelqu’un que vous ne connaissez pas sur les réseaux sociaux pour échanger. Vous aurez de belles surprises !

Ensemble on est plus fort alors unissons-nous pour préparer la relance !