Comment mettre en place une caution dans votre établissement ?

Il y a quelques semaines, j’évoquais avec vous “Pourquoi utiliser la caution” et je vous promettais de partager avec vous la manière de la mettre en place.

Réception de la caution : chèque ou carte bancaire

Vous pouvez recevoir une caution via 2 moyens :

Le Chèque

Les + :

• Possibilité d’une remise en main propre pour rencontrer le client
• Aucun impact pour le compte du client, moins effrayant

Les - :

• Beaucoup d’administratif (réception des chèques, classement & rangement, destruction après événement)
• Chèque en bois (compte vide)
• Contraignant pour le client : écrire le chèque, aller à la poste, le poster ou aller dans votre établissement pour vous le donner
• Peu engageant pour le client
  

La Carte bancaire en ligne

Les + :

• On est sûr que le compte du client est solvable du montant au moment de la caution
• Pratique pour le client, peut le faire de n’importe où et à n’importe quelle heure
• Rapide (quelques minutes seulement)
• Très peu d’administratif pour l’établissement
• Très engageant pour le client

Les - :

• Si une caution est prise trop en avance, celle-ci peut-être vétuste au moment de la réservation
  

Je ne peux QUE vous conseiller d’utiliser la caution en ligne ! 

Elle est bien plus sécurisante pour votre établissement et si votre argument est “oui mais je veux voir le client” = organisez un rendez-vous avec la visite du lieu.

Maintenant que vous avez choisi votre méthode de dépôt de caution, il faut en fixer le montant.

Comment choisir le montant et le type de caution ?

Il y a 3 types de caution que vous pouvez utiliser :

Caution par réservation

=> pourcentage x ticket moyen x nb de personnes en moyenne par groupe

[Exemple : En moyenne un client dépense chez vous 30€ et un groupe est en moyenne composé de 20 personnes soit un chiffre d’affaires prévisionnel de 600€. Si le client vous fait faux bon, vous estimez pouvoir remplir au moins à moitié l’espace que vous lui aviez réservé avec la clientèle de passage, soit 10 personnes. Vous prévoyez donc une perte de 50% du chiffre d’affaires prévisionnel de 600€ soit 300€. C’est le prix de votre caution.]

Caution par personne

=> pourcentage x ticket moyen

[Exemple : En moyenne un client dépense chez vous 30€. Si un groupe de clients ne vient pas, vous estimez pouvoir, avec de la clientèle de passage, remplacer au moins 1 personne sur 2. Vous prévoyez donc une perte de 50% du chiffre d’affaire prévisionnel de 30€/personne soit 15€/personne. C’est le prix de votre caution.]

Caution d’espace

=> pourcentage [coûts du matériel et installations] 

Dans ce cas, on est plus sur un montant qui va être assez conséquent pour que le client prenne soin de votre espace et aussi pour être une 1ère avance sur travaux ou réparation en cas de dommages graves (oui il faut imaginer le pire). Donc si vous estimez que vous avez 5000€ de matériel et 2000€ de décoration soit 7000€ de travaux en cas de dommage grave vous pouvez fixer la caution à 20% de ce montant soit 1400€.

Et je vous conseille d’ajouter dans votre contrat de location ou vos CGR une partie indiquant qu’en cas de dommage dépassant les frais de caution, une facture complémentaire à la charge du client sera émise.

Exactement comme pour la location d’un appartement ou d’une voiture.

Dans tous les cas, à vous de placer le curseur pour que le montant semble juste pour vous et vous le client.

Comment intégrer la caution dans votre process ?

Pour intégrer l’étape prise de caution dans votre processus de prise de réservation, je vous propose le déroulement suivant :

• Rédiger vos CGR (Conditions Générales de Réservation)
• Lors de l’acceptation de la nouvelle réservation, expliquez les règles du jeu au client (en vous basant sur vos CGR bien sûr) :
  Les  conditions de validation de la réservation (ex : validation seulement si la caution est reçue)
  Annoncez le montant de la caution
  Expliquez les méthodes de paiement de la caution (chèque et/ou CB en ligne)
  si en ligne, envoyez le lien de paiement
  si par chèque, précisez l’ordre, l’adresse et/ou horaires pour envoi/dépôt
  Détaillez les conditions d’encaissement
  Précisez au client que si la caution est déposée cela entraîne automatiquement l’acceptation des CGR ou demandez à vos clients de signer vos CGR
• A réception de la caution, envoyez une confirmation par écrit au client de la bonne réception et validez sa réservation en rappelant les conditions d’encaissement et l’acceptation des CGR.
• Envoyez un rappel de réservation quelques jours avant la date et répétez les conditions d’encaissement de la caution et que les CGR ont été accepté.
• Après la réservation, si le client a honoré sa réservation et que vous aviez reçu un chèque de caution, envoyez une preuve au client que le chèque a bien été détruit et si c’est une caution en ligne, effacez les coordonnées du clients.
  

Dans le cas d’une caution d’espace, ajoutez une étape d’état des lieux lors du début de l’événement et lors de la fin de l’événement.

Enfin voici quelques outils pour vous permettre de recevoir des cautions en ligne.

Outils pour recevoir une caution en ligne

LocShake

Vous avez un compte Stripe ou vous cherchez un outil pour gérer vos cautions en ligne ? LocShake est fait pour vous ! Vous connectez votre compte Stripe en quelques clicks et vous êtes prêts pour récupérer des cautions de vos clients.

L'avantage de cet outil est sa simplicité et son prix fixe sans commission (29€ / mois). On le recommande chaudement !

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BookingShake

Dans notre solution nous proposons une fonctionnalité caution en ligne et nous nous occupons de tout configurer pour vous. Vous n’avez plus qu’à recevoir les cautions.

Vous aurez accès à un message que vous pourrez envoyer à votre client avec un lien dedans pour le dépôt de sa caution par carte bleue.

Quand le client clique sur le lien, il arrive sur une plateforme d’enregistrement de coordonnées bancaires (personnalisée à votre image). 

Il enregistre sa carte bleue et vous recevez une alerte par email indiquant que le dépôt a bien été effectué. De son côté le client reçoit aussi automatiquement un email lui indiquant que l’opération est faite. 

En parallèle la fiche de réservation du client dans BookingShake vient automatiquement se mettre à jour avec le montant et le statut “reçu” de la caution. Et c’est tout.

Absolument rien n’est prélevé sur le compte du client sauf si vous demandez à notre équipe d’encaisser la caution en cas de non respect des CGR.

Voir la démonstration vidéo

Stripe et autres plateformes de paiement en ligne

Stripe est une plateforme qui vous permet de relier votre compte bancaire à un outil de prise de caution en ligne. 

Le client se rend sur une page web, enregistre ses coordonnées bancaires et tout s’enregistre dans Stripe. 

Vous aurez accès à un espace de gestion qui vous permettra ensuite de prélever le compte du client en cas de noshow par exemple ou d’effacer les coordonnées à la suite de la réservation. 

La création du compte Stripe et l'enregistrement des coordonnées bancaires du client sont gratuits par contre si vous encaissez la caution, Stripe prendra un frais automatique (1,4% du montant prélevé + 0,25€ pour les cartes européennes et 2,9% du montant prélevé + 0,25€ pour les cartes non-européennes).

Cependant le fait de pouvoir configurer la page web qui permettra au client de déposer ses coordonnées bancaires demande un peu d’agilité technologique...

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Vous avez maintenant toutes les clés pour sécuriser vos réservations et vos espaces !

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