[TUTO] Comment faire de sa base de données un super pouvoir ?

Nous avons il y a peu entamé le chantier de la création d’une base de données clients-prospects-partenaires et vous devriez maintenant avoir fait le plein de données à exploiter.

➳ Sinon rendez-vous sur mon article “Comment construire sa base de données client en 4 étapes [Spécial confinement]”

Maintenant nous allons exploiter cette base. Pourquoi je fais une étape “exploiter” au lieu de directement passer à “faire un emailing ou une newsletter avec ma base de données” ?

Et bien il y a 2 raisons majeures : 

1. Votre base de données peut-être bien plus qu’un simple fichier de contacts. Elle peut devenir un outil clé de vos stratégies.
2. Si vos données ne sont pas bien “rangées”, vous n’allez pas pouvoir envoyer le bon message à la bonne personne et donc vos actions de communication (emailing, newsletter, etc) seront inefficaces. Beaucoup de travail pour rien… Et je veux vous éviter tout cela !
   

MAINTENIR SA BASE DE DONNÉES

Première étape obligatoire pour ne pas se retrouver tous les ans à la case départ : prendre soin au quotidien de votre base de données. 

Voyez celle-ci comme une plante, si vous n’en prenez pas soin elle meure, si vous la bichonnez elle sera de plus en plus grande et forte.

Voici plusieurs solutions pour maintenir votre base de données.

Dans tous les cas je vous conseille de nommer une personne de votre équipe “responsable de la base de données”. Cette personne veillera :

• que la base de données soit bien complétée régulièrement,
• que la base de données soit correctement complétée,
• à faire des sauvegardes régulières.
  

La première solution pour mettre à jour et agrémenter votre base de données est, tout simplement, de le faire à la main au fur à mesure. Les moins de cette solution : il faut, qu’il pleuve, qu’il vente ou qu’il neige, TOUJOURS enregistrer le nouveau contact sinon la base est incomplète et donc il faut avoir le temps de le faire ! 

Une autre solution est d’utiliser un outil comme https://zapier.com qui va vous permettre de connecter des outils entre eux. Par exemple connecter votre “Gmail” avec “Google Sheets” ou “Air Table” que je vais vous présenter juste en dessous.

Du coup que se passe t’il avec Zapier ? Et bien lorsque vous recevrez un nouvel email, automatiquement une nouvelle ligne sera créée dans votre “Google Sheets” ou “Air Table”.

[Attention cette option s’adresse à des personnes à l’aise en anglais et à l’aise avec leur ordinateur.]

Et sinon l’idéal est d’avoir un outil comme BookingShake qui va automatiquement construire votre base de données. C’est à dire qu’à chaque fois que vous recevez une demande peu importe la source, une fiche contact se crée. Ta daaam !

STRUCTURER SA BASE DE DONNÉES

Bien structurer sa base de données, c’est la rendre super puissante. Et je vous montre tout de suite comment et pourquoi en vidéo.

Notamment cela va vous permettre de faire des emailings mieux ciblés, plus personnalisés. Par exemple tout simplement écrire au client dans la bonne langue…

Et pour accéder à ce modèle que je vous ai créé dans “Air Table”, c’est par ici ➜ https://airtable.com/shrNaFCLPQ5wuaRMk/tblpDv22gGNt1zxvs/viwCXSPVAtApq9PoM?blocks=hide

NB : Le forfait gratuit d’Airtable vous donne accès à la création d’autant de tableaux que vous le souhaitez. Dans chaque tableau vous pourrez enregistrer 1200 lignes.

Pour conclure, une fois que vous aurez créé votre base de données, n’oubliez pas de la structurer pour pouvoir l’exploiter efficacement et l’entretenir au quotidien et ainsi ne pas avoir fait tout ce gros travail pour rien ! 

Rendez-vous au prochain épisode pour parler de quels outils utiliser pour faire des emailings / newsletters.